O Software de gerenciamento de projectos oferece a oportunidade de conciliar uma série de tarefas que, sem dúvida, irá ajudar, tanto pequenas como grandes empresas a manter os seus projectos organizados. Há uma grande variedade de pacotes de gerenciamento de projeto, disponíveis no mercado, incluindo aplicativos baseados na Web acessíveis a partir de qualquer local. Cada software possui o seu próprio conjunto de características, mas todos eles compartilham benefícios comuns dos quais as empresas podem beneficiar.
Colaborar em projetos
Aos funcionários são muitas vezes atribuídas tarefas individuais que fazem parte de um projeto maior no qual existe uma equipe inteira a trabalhar, para completar o projecto. O Software de gerenciamento de projectos proporciona aos funcionários uma forma de colaborar em projectos, facilitando o compartilhamento de documentos, prazos e atualizações de status.
Delegar Tarefas
Como empresário, você, provavelmente, ‘pesa’ os conhecimentos, competências e habilidades dos funcionários antes de lhes delegar tarefas. Utilize o software de gerenciamento de projectos para facilmente delegar tarefas aos funcionários adequados. Ao atribuir tarefas com a ajuda do software de gestão, cada empregado tem acesso às informações necessárias e sabe a quem deve recorrer se tiver perguntas ou duvidas, ou se precisar de informações sobre um determinado tópico.
Cumprir prazos limite
O software de gerenciamento de projectos permite adicionar uma data de início e uma data de conclusão, prevista, para os projectos e tarefas. Esta informação alerta os funcionários para os prazos programados, permitindo-lhes gerir o seu tempo de forma adequada para completar as tarefas antes ou na data limite.
Controlar os projectos
Com o software de gerenciamento de projectos pode acompanhar o progresso dos mesmos. O software irá permitir que veja o que está feito e por quem foi feito, assim como aquilo que ainda precisa de ser feito. Os funcionários podem fornecer atualizações sobre o que estão a fazer e compartilhar as suas actualizações com o gerente de projeto e os membros da equipe. O software elimina a necessidade de reuniões de actualização de status e o envio de e-mails.
Fornecimento de uma visão instantânea
Ao treinar novos funcionários e apresentar-lhes os projectos da sua empresa, o software de gerenciamento de projectos oferece uma visão instantânea do projeto. Esta visão permite mostrar o projeto do início ao fim, fornecendo assim uma visão completa do mesmo.
Comunicar com clientes e fornecedores
O software de gerenciamento de projectos permite que as empresas compartilhem e colaborem com clientes e fornecedores, para além dos funcionários. As empresas que utilizam o software de gestão de projectos podem fornecer nomes de usuários e senhas aos seus clientes, permitindo assim que eles tenham acesso aos arquivos do projeto. Os clientes podem dar feedback, fazer edições e analisar os progressos.
Poupar dinheiro, com a utilização do software de gerenciamento de projectos
O software de gerenciamento de projectos economiza tempo e dinheiro. O software de gestão ajuda as empresas a organizar e a promover colaboração eficaz e oferece a capacidade de controlar e planejar tudo relacionado ao projeto. O Software de gerenciamento de projectos permite que a empresa acompanhe o sucesso de vários projetos que ocorrem simultaneamente, individuais e colectivos. As capacidades do software de gestão pode economizar dinheiro às empresas.
Poupa em salários a funcionários
No mundo dos negócios, tempo é dinheiro, e a formação dos funcionários, pode custar muito dinheiro às empresas. Se um funcionário novo assumir um projeto existente ou se juntar à equipe do projeto, o tempo que leva para o ensinar equivale a dinheiro gasto. O Software de gestão de projectos pode poupar dinheiro à empresa, proporcionando uma maneira rápida e simples para os funcionários recolherem as informações necessárias do projeto. O software oferece uma visão daquilo que já foi feito e daquilo que ainda falta fazer no mesmo.
O Software de gerenciamento de projetos economiza dinheiro às empresas através da criação de um sistema de arquivo organizacional. Ao invés de perder tempo e dinheiro à procura de arquivos e documentação, tudo o que procura está dentro do sistema de software de gerenciamento de projetos. O software guarda notas, pensamentos, prazos e todas as outras informações necessárias para a concretização do projeto, tornando-o assim muito mais abrangente.
Redução nos custos de formação
O software de gerenciamento de projectos é auto-suficiente, por isso pode servir como uma ferramenta de formação. Isso economiza dinheiro que seria gasto com formadores ou com as remunerações dos empregados existentes para ensinar os novos funcionários. O software pode formar os funcionários sobre como a empresa gerencia os seus projectos e as tarefas que estão envolvidas para a conclusão dos mesmos. O software também orienta os empregados que são pouco organizados a se concentrarem naquilo que precisam de fazer para orientar o seu trabalho.
Como evitar Erros
Os erros custam dinheiro às empresas. Os erros podem causar uma perda de clientes e, portanto, uma perda de fluxo de verbas para o negócio. Os erros também podem exigir que funcionários percam tempo para os corrigir, tempo esse que pode ser gasto em novas tarefas. O Software de gerenciamento de projetos pode ajudar a evitar esses erros, em última análise, poupando dinheiro à empresa.