O Software Empresarial é um sistema de software que resolve os problemas da empresa no seu todo, em vez de problemas departamentais. Alguns sistemas de software empresarial resolvem os problemas num ambiente empresarial que se estende aos parceiros, fornecedores e/ou clientes da empresa.
Tipos de Software Empresarial
Três tipos de software empresarial amplamente implementados são, software ERP (Enterprise Resources Planning), CRM software (Customer Relationship Management), e Supply Chain Management software (software de Gestão da Cadeia de suprimento). Os componentes de um sistema de software empresarial envolvem qualquer função do negócio, tais como contabilidade, previsão de vendas, gestão de pessoal ou controle de estoque. É a colaboração dos componentes do software ou módulos de software que tratam de todas as necessidades em todos os departamentos da empresa.
Vários tipos de módulos de software empresarial podem ser usados para diferentes serviços dentro da organização. O software de orçamentos é um exemplo, de um tipo específico, de software corporativo. Este pode ser direcionado para ser usado pelo departamento de contabilidade, enquanto o software de previsão pode ser usado pelos departamentos de vendas e de planeamento.
A implementação bem-sucedida do software empresarial cria uma vantagem sustentável e competitiva para as organizações.
1) O software empresarial facilita a recolha de dados, a nível operacional. O esforço que é colocado na recolha, organização e compreensão dos dados é um desgaste de energia em qualquer organização. Com a tecnologia do software empresarial os dados são bem aproveitados e podem facilmente ser controlados. Isto permite que os funcionários da empresa empreguem os seus esforços em direções mais produtivas, como usar os relatórios e dados do software para fazer melhorias e aumentar os lucros da empresa, visto que o software lida com a gestão dos dados. É verdade que os funcionários podem fazer as mesmas operações que o software empresarial faz, mas a ¼ do ritmo e precisão.
2) O software empresarial gera relatórios abrangentes, para o controle gerencial. Este software fornece muitas opções para a comunicação. Existem vários relatórios para ajudar os gestores a alocar os recursos da empresa. Estes relatórios podem ser divididos em muitas seções diferentes e podem-se adquirir informações mais detalhadas, se for necessário, para que o gestor possa tirar o máximo proveito dos relatórios.
Existem muitas opções e tipos diferentes de software disponíveis que podem ser comprados para atender às necessidades da sua empresa, por isso recomendamos-lhe que gaste algum tempo a fazer pesquisas para descobrir qual o sistema que mais se adequa à sua organização.
3) O software empresarial ajuda a previsão e o planeamento de Gestão Estratégica. Embora seja nas áreas de controlo de estoque e contabilidade que a maioria das empresas investem, o software de previsão pode ser um dos produtos mais negligenciados para dar uma vantagem competitiva à empresa. A capacidade de “triturar” grandes quantidades de dados, prever as tendências futuras e mostrar quebras demográficas é uma ferramenta indispensável para a toma das melhores decisões. No próximo século, o software empresarial será aquilo que separa uma empresa de sucesso de uma empresa comum.
Software Empresarial para gerir a sua Empresa
Ao gerir uma grande empresa, por vezes é difícil atender e gerenciar muitos usuários, redes e clientes através de departamentos individuais. Os problemas com o computador ou com a rede podem surgir em toda a rede da empresa em vez de surgirem em setores individuais. Isto torna a resolução dos problemas muito mais complexa. O software empresarial ajuda a eliminar estes problemas e é amplamente implementado em médias e grandes empresas, pois fornece muitos benefícios. O Software Empresarial ganhou popularidade nas áreas da faturação médica, eletrônica (EMR), Enterprise Resource Planning (ERP), Customer Relationship Management (CRM) e gestão de cadeia de suprimento, por causa destes benefícios.
Alguns benefícios que o software empresarial pode oferecer à sua empresa:
Diferença entre o software empresarial e o software, ‘como-um-Serviço’
Ao selecionar o seu software de gerenciamento, muitas vezes, terá que escolher entre software empresarial e ‘software-como-um-serviço’ (SaaS). Na definição tradicional, o software empresarial é um software que a sua organização compra e instala nos servidores da sua empresa. Por outro lado, o software SaaS é um software que a empresa ‘aluga’ e que está hospedado e é acedido via internet. As ofertas do software SaaS tendem a ter vários utilizadores, o que significa que várias organizações estão a trabalhar na mesma base de dados.
Diferenças entre estes dois tipos de software
Quatro fatores distintivos:
- Personalização Uma das principais vantagens do software empresarial tradicional é a capacidade de o poder personalizar. Você é dono do software por isso pode personalizá-lo conforme achar necessário, para atender às necessidades da sua empresa. Com o software SaaS, a personalização é normalmente limitada às ferramentas que o provedor do SaaS oferecer (por exemplo, a criação de novos campos, a criação de novas entidades, ou nada). A oferta do software SaaS é tipicamente uma aplicação ‘multi inclinos’ por isso a personalização total não é possível. A personalização iria, por definição, alterar a base de dados que também é utilizada por outras organizações.
- Consultas e relatórios Visto que as ofertas do software SaaS são ‘multi inclinos’, a criação de consultas e relatórios representam um desafio. As consultas e os relatórios normalmente percorrem toda a base de dados, o que significa que num ambiente com vários ‘inclinos’, as consultas e relatórios podem criar uma sobrecarga de processamento. Isto vai afetar as outras organizações que compartilham a mesma base de dados. Por esta razão as ofertas do software SaaS, tendem a limitar o tipo de consultas e relatórios disponíveis para o usuário. Por outro lado, o software empresarial tradicional permite fazer consultas e relatórios com ferramentas de terceiros via ODBC.
- Funcionalidade A funcionalidade está relacionada à personalização. Por causa da personalização limitada, um sistema de SaaS pode não ser capaz de executar todas as funcionalidades que a sua organização requer. Teoricamente o software empresarial tradicional pode ser personalizado para atender a todas as necessidades funcionais da sua empresa/organização.
- Preço / Fluxo de Caixa Os preços do software empresarial tradicional tendem a seguir este modelo: licenciamento do software, manutenção do software e serviços de personalização. Os preços do software SaaS tendem a seguir este modelo: taxa mensal e serviços. Quando compra o software empresarial em vez de o alugar on-line, como no modelo SaaS, os custos iniciais são muito mais elevados. O resultado é que os custos iniciais para o software SaaS serão significativamente menores do que os do software empresarial tradicional. Ao longo do tempo (normalmente 5 a 7 anos) o custo total da compra do software empresarial tradicional e o aluguer on-line do software SaaS irão convergir. Se optar pelo software SaaS, o custo será dividido ao longo de 7 anos, em vez de desembolsar, o valor total no ato da compra do software empresarial tradicional.
Vistas estas diferenças, e com a vantagem, óbvia, que o software empresarial tradicional tem sobre o software SaaS, por que é que tantas organizações estão a mudar para o software SaaS?
Existem três razões:
- • Facilidade de instalação / facilidade de upgrade para uma oferta de software SaaS típica, a base de dados do próprio software está instalada e pronta a ser executada no instante em que assinar o contrato. Terá que ter formação, fazer a conversão de dados e a configuração, a fim de usar o software, mas a instalação não apresenta qualquer problema. As atualizações são feitas automaticamente para todos os usuários, o que significa que as atualizações ocorrem sem nenhum esforço por parte da organização do utilizador. Uma oferta de software SaaS não requer “manutenção” ou ajuste por parte do cliente.
- • Os benefícios não só justificam os custos Mesmo que o software empresarial tradicional ofereça mais funcionalidades do que as ofertas SaaS, para muitas organizações, estas vantagens não são suficientemente significativas para justificar a maior despesa inicial e a sobrecarga com a manutenção necessária de um software empresarial tradicional.
- • Fluxo de Caixa Para muitas organizações, a maior compra individual que a organização vai fazer é o seu sistema de gerenciamento de dados. Isto significa um investimento muito elevado (à cabeça). Se a organização optar por um software SaaS com uma funcionalidade semelhante, o investimento será dividido entre vários anos. De uma perspetiva de fluxo de caixa, isto significa uma diferença enorme. Para uma organização que não tem reservas significativas (ou que se sente desconfortável a mexer nessas reservas), um investimento tão elevado pode ser insustentável.
- Também existem algumas diferenças significativas no que diz respeito à implementação entre o software SaaS e o software empresarial tradicional.
- Dados de conversão as implementações SaaS tendem a ser mais simples e, assim, o processo de conversão de dados é geralmente mais condensado. Com a implementação do software empresarial tradicional, pode haver duas ou mais iterações de conversão de dados, e podem conter conjuntos de dados muito grandes (por exemplo, dados financeiros, histórico da aderência a eventos, histórico de compras dos produtos, etc.)
- Testar No software empresarial tradicional, normalmente, existem muitas configurações e personalizações por isso é extremamente importante que o software seja testado para garantir que o sistema funciona conforme planeado. Com as ofertas de SaaS, os processos tendem a ser estandardizados portanto os testes serão muito menos intensos.
- Formação O software empresarial tradicional tende a incluir vários dias de formação no local, enquanto as ofertas de SaaS tendem a fornecer formação on-line / por demanda. A formação no local tende a proporcionar uma maior discussão de questões (em mais profundidade) e pode ser mais focada para as necessidades específicas da organização, enquanto a formação por demanda, é, por definição, muito mais genérica. A formação sob demanda está disponível sempre que você precisar dela.
Visto isto, qual é o software empresarial mais apropriado para a sua organização? Em última análise, depende das suas necessidades e dos seus recursos. Se entender as suas necessidades e as vantagens e desvantagens de cada sistema, poderá tomar a decisão mais correta.